Czy przy udzielaniu urlopu wypoczynkowego wniosek urlopowy pracownika jest konieczny?
Sposób udzielania urlopu wypoczynkowego wywołuje wiele kontrowersji. Przepisy kodeksu pracy nie określają wprost konieczności odbierania od pracownika wniosku urlopowego, stanowiąc jedynie, że „pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem”. Mimo braku jednoznacznej regulacji, odbieranie takich wniosków jest wskazane, zwłaszcza ze względu na cele dowodowe.
Prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego jest jednym z jego podstawowych uprawnień. Wynika ono zarówno z przepisów kodeksu pracy, jak i norm wyższego rzędu, takich jak art. 66 ust. 2 Konstytucji RP oraz art. 2 pkt 3 Europejskiej Karty Społecznej. Prawo do urlopu wypoczynkowego jest również jedną z podstawowych zasad prawa pracy, co zostało podkreślone w art. 14 kodeksu pracy.

Zgodnie z art. 163 § 1 kodeksu pracy, urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Wyjątek stanowi urlop na żądanie, który nie podlega planowi urlopów. Co więcej, jeśli zakładowa organizacja związkowa wyrazi zgodę, pracodawca nie jest zobowiązany do sporządzania planu urlopów – wówczas termin urlopu ustala się po porozumieniu z pracownikiem, uwzględniając zarówno jego wniosek, jak i potrzeby organizacyjne zakładu.

W praktyce zaleca się, aby pracodawca odbierał od pracowników pisemne wnioski urlopowe, które wymagają zatwierdzenia. Pracownik składa wniosek o urlop, a pracodawca może go zatwierdzić lub odrzucić, co stanowi swoiste „porozumienie” między stronami. Choć przepisy nie wskazują obowiązkowej formy tego porozumienia, warto je dokumentować na piśmie, aby uniknąć potencjalnych nieporozumień. Szczególnie ważne jest to w przypadku urlopów wypoczynkowych – nie dotyczy to natomiast urlopów na żądanie (art. 167² k.p.).

Podsumowując: wnioski urlopowe są efektem praktyki. Często jednak zdarza się, że pracodawcy zapominają je odbierać, udzielając urlopu na podstawie ustnej prośby. Taka sytuacja jest ryzykowna, ponieważ pracodawca bez pisemnego wniosku nie ma dowodu na to, że urlop faktycznie został udzielony.