Artykuł na temat podwyższonego ekwiwalentu za odzież i pranie, przygotowała dla Was Anna Guzik – Ekspert SRW ds. europejskich.

Na podstawie art. 237 KP pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze według norm. Jednocześnie może ustalić stanowiska pracy, na których dopuszcza się używanie za zgoda pracowników własnej odzieży i obuwia, spełniających wymagania BHP. Pracownikowi używającemu własnych ubrań wypłaca się ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ceny. Ponadto pracodawca jest obowiązany zapewnić pranie odzieży lub pozostawić te czynności pracownikowi wypłacając zadośćuczynienie. Z przepisów prawa wynika, iż w/w ekwiwalenty stanowią przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Niemniej na podstawie art. 21 ust. 1 pkt.11 ww. ustawy wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów BHP, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Wysokość i zasady wypłaty wspomnianych powyżej świadczeń nie są z góry wskazane natomiast, może je określić pracodawca. Ustalając wysokość ekwiwalentu, przedsiębiorca powinien wziąć pod uwagę rzeczywiste koszty poniesione przez pracownika, wliczając zarówno materiały, jak i środki, w tym np. ilość zużytej wody. W praktyce prezentowane jest stanowisko, że obliczeń można dokonać metodą samodzielnych kalkulacji i na podstawie cennik pralni. Przedsiębiorcy określają taką stawkę jednorazowo i wypłacają daną kwotę niezmiennie. Kwota ulega zmianie w przypadku wzrostu kosztów.

Jeśli przedsiębiorca wprowadza ekwiwalenty, istotne jest tworzenie odpowiedniej dokumentacji w zakresie ustalenia wysokości, przyznawania i wypłacania takiego składnika. To pomoże zminimalizować ryzyko, że ZUS zakwestionuje stosowane wyłączenie składkowe. Pracodawca prowadzi ewidencję wypłat. Może przygotować dla pracowników wzór rozliczenia na formularzu, z uwzględnieniem wszystkich jego kosztów. Można się spodziewać, iż w czasach restrykcyjnej polityki składkowej każdy element badany przez ZUS będzie musiał mieć uzasadnienie i dowody potwierdzające możliwość zwolnienia z oskładkowania.